5 aspecten bij een webshop overname

Een due diligence is een vast onderdeel van een bedrijfsovername en wordt gewoonlijk georganiseerd tussen de LOI fase en overnameovereenkomst. De letterlijke betekenis van ‘due diligence’ is ‘gepaste zorgvuldigheid’, maar in het geval van een bedrijfsovername wordt er vooral het boekenonderzoek mee bedoeld. Hoe u het ook vertaalt, met due diligence wordt de webshop dus zeer zorgvuldig onder de loep genomen. 

Bij een dergelijk duediligenceonderzoek wordt kritisch bekeken of de opgegeven cijfers en informatie wel juist zijn. Dat beperkt zich wat ons betreft niet alleen tot de boekhouding. Ook de webshop zelf kan in deze fase grondig worden doorgelicht op techniek en bijvoorbeeld prestaties op het gebied van SEA en SEO. De uitkomst van de due diligence is dus vooral validatie van de door de verkoper gedeelde informatie, op basis waarvan de koper zijn bod heeft uitgebracht. 

Bij veel kleine of startende ondernemers, is het organiseren van de boekhouding geen top prioriteit. Regelmatig komen er bij een due diligence zaken naar voren, die uitgezocht moeten worden. Waar kunt u zich als verkoper op voorbereiden? En naar welke zaken kunt u als koper kijken om een webshop te beoordelen? Hierna volgen enkele invalshoeken. Deze opsomming is niet volledig en enkel bedoeld om enkele handvatten te geven.

1. Omzet controle

Som betalingen per periode: Voor 1 periode (bijvoorbeeld maand) moeten de orders in de webshop overeenkomen met de binnengekomen betalingen. Doe deze som bijvoorkeur met bedrage inclusief BTW, dan moet gelden:

BANK + PAYPAL + MOLLIE = OMZET WEBSHOP + VERZENDKOSTEN

Dit lijkt een eenvoudige waarheid, maar deze zal vaak niet geheel kloppen en dat is niet erg. Wat wel belangrijk is, is dat de verschillen te verklaren zijn. Vragen die u kunt stellen:

  • Worden de retouren wel afgetrokken van de webshop omzet?
  • Staan overal de correcte bedragen incl. BTW?
  • Worden BOL-orders wel goed verwerkt en de omzet niet dubbel geteld?
  • Hoe en waar worden de terugbetalingen verwerkt?

2. Inkoop

Voor een heel jaar kan de inkoop ook gecontroleerd worden. Haal uit het boekhoudpakket of uit de administratie van de inkoop de inkoopwaarde voor een jaar. De voorraadmutaties moeten kloppen met deze facturen. De volgende sommen moeten kloppen:

  1. VOORRAAD EINDE PERIODE = VOORRAAD BEGIN PERIODE + INKOOP - VERKOOP
  2. VERKOOP - INKOOP = BRUTO MARGE

Vragen die bij afwijkingen gesteld moeten worden:

  • Is er 'dode' voorraad: producten die nooit meer verkocht gaan worden?
  • Hoeveel verlies is er per jaar (diefstal + schade)?

3. BTW

De winst en BTW moeten zicht tot elkaar verhouden. Zo zijn de kwartaal- of maandaangiftes van de BTW in te zien. Deze kan je controleren met de inkoop- en verkoopfacturen:

BTW AFDRACHT = BTW VERKOOP - BTW INKOOP/KOSTEN

Bij een goede administratie en zonder gekke uitzonderingen, is er winst gemaakt in een periode, als er ook BTW is afgedragen. En wanneer de BTW-afdracht negatief is, is dit andersom. Controleer de grondslag voor de BTW (som inkoop en som verkoop). Kijk ook (bij afwijkingen) naar:

  • Zijn er BTW-vrij in- of verkoopfacturen?
  • Wel deel van de kosten zijn vrijgesteld van BTW (personeel of inkoop buiten de EU)?
  • Wordt de BTW bij retourbetalingen goed verwerkt? 

4. Verzendkosten

De verzendkosten moeten kloppen met het aantal orders en de bijbehorende pakketten/gewichten. De volgende beweringen moeten gecontroleerd worden:

VERZENDKOSTEN = ORDERS PER MAAND x VERZENDKOSTEN-PER-PAKKET

Daarnaast moet natuurlijk het aantal pakketten in 1 maand kloppen met de orders in die maand. Verschillen kunnen komen door:

  • Sommige orders kunnen gesplitst zijn over meerdere pakketten
  • Retouren worden ook vergoed
  • BOL of andere verzendkosten vallen onder 'inkoopkosten'

5. Traffic

Bij de website traffic moet gekeken worden of het gratis (organic) verkeer juist is en ook het betaalde Adwords verkeer klopt. En deze traffic cijfers moeten ook kloppen met de gemiddelde conversie en bezoekers per maand. Over de analyse van Adwords en Analytics kan veel meer geschreven worden. Zorg er in ieder geval voor dat het maandelijkse verkeer aannemelijk is voor het aantal orders, en dat er naar uitleg gezocht wordt als de conversie extreem hoog is (eigenlijk al boven de 4%). 

 

Met deze vijf punten is zeker niet de hele webshop voor 100% gecontroleerd, maar deze geven wel een beeld van de staat van het bedrijf, en kan voor een kleine webshopovername of overname van een start-up mede helpen een webshop te beoordelen.